ビジネスメールの書き方基本ルール

ビジネスメールの書き方基本ルール

メールはいまやビジネスには欠かせない道具です。それなのに、メールの作法や書き方には、手紙や電話のような明確なルールがありません。恥ずかしいメールを送ることがないように、ビジネスメールの書き方ルールをまとめました。

①.相手の視点に立った文章にする

読みやすいメールは、相手の視点で書かれています。メールはコミュニケーションの一種ですから、相手に負担をかけないように気遣った書き方ができると、あなたの高感度も信頼度も上がります。

②.メールは一往復半で終わらせるのが理想

できるビジネスマンはメールのやり取りも効率的です。こちらから出したメールに返事が来る。それに返事を出す。「自分→相手→自分」の一往復半のやり取りで用件を完結させます。理想である一往復半で完結するメールを書いてみます。

③.返信はすばやく、24時間以内に必ずする

メールの返信は早いに越したことはありません。返信が早いと「仕事が早い」「仕事ができる」といった評価を受けます。ビジネスマンとしての信頼度もアップします。逆に返信が遅ければ、相手に心配や不信感を与えてしまいます。信頼度ダウンです。

④.件名を見ただけで内容がわかるように工夫する

できるビジネスマンは、件名を見ただけで内容がわかるように工夫します。メールの中身を具体的に件名に書くようにすれば、見つけやすくなります。また、早急に対応して欲しいメールはその旨を件名に書けば、相手のリアクションも早くなるでしょう。

⑤.返信メールでの件名の書き方

メールを返信するとき、件名を変更しないと、自動的に件名の頭に「Re:(リー)」が付きます。「Re:」は「メールに対する返事」を示すので、件名にそのまま残して送り返します。件名に相手の社名や氏名が書いてあっても通常消しません。

⑥.宛名の正しい書き方

宛名は必ず一行目に書きます。構成は、「社名 + 部署名 + 名前 + 様」です。名前は苗字だけでもかまいませんが、フルネームのほうがていねいな印象を与えます。相手に役職ある場合は、役職も付け足します。

⑦.メールの「あいさつ」は宛名の後に必ず入れる

メールでのあいさつは、宛名の後に書きます。手紙ような堅苦しいあいさつは余り使いません。簡単で親しみやすいもので十分です。あいさつは相手との間柄や連絡の頻度によって使い分けます。よく使われるものをまとめます。

⑧.メールの最後は結びの言葉できちんと締める

メールは「あいさつ」で始まり、「あいさつ」で終わります。メールの最後に結びのあいさつがないと中途半端で愛想のないメールになってしまいます。印象をよくするためにも必ずつけましょう。

⑨.前置きでメールの概要を伝えるとわかりやすい

わかりやすいメールを書くコツは、一番最初にそのメールがどんな内容なのか伝えることです。メール本文が長くなると書き方次第で、メールの意図がわかりにくくなります。前置きで要点を伝えて、その後の細かな内容がスムーズに頭に入ってくるようにします。

⑩.メールの文章は「結論」「理由」「詳細」の順番で書くと伝わりやすい

伝わりやすいメールを送ればビジネスマンとしてのスキルも高く評価されます。メール本文(本題)は伝える順番を工夫すれば、わかりやすい文章にできます。「結論」→「理由」→「詳細」の順番に書くといいでしょう。

⑪.署名はシンプルにし、メールの終わりに必ずつける

ビジネスメールでは、メールの最後に必ず署名をつけます。ビジネスメールの署名は、一般的に送信者のフルネームと連絡先の情報で構成されています。メールを受け取った相手は署名を名刺代わりに使うことができます。

⑫.返事は受け取ったメールを引用すると伝わりやすくなる

引用には全文引用と部分引用の2種類があります。うまく使い分けができると、伝えたいことがより伝わります。全文引用は、これまでのやりとりが一通りメールで読めるので、過去の自分や相手の考えを見返して、効率的に話し合えます。

 

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