ビジネス文書の作成方法

ビジネス文書の役割と重要性

 

ビジネスはコミュニケーションの積み重ねによって成り立っています。

 

ビジネス文書の役割は、口頭では不完全なコミュニケーションを正確なものにしたり、
後々のトラブルを解消するために、その証拠として記録したりすることにあります。

 

円滑なビジネスの補完手段として、きわめて重要なものだといえるでしよう。

 

 

「正確にして簡潔」が基本

 

ビジネス文書は「作成」するものであって、いわゆる文章を「書く」のとは、
多少そのニュアンスが異なります。

 

したがって問題になるのは、上手な文章を書くことではなく、
イチにもニにも「正確にして簡潔」が基本になります。

 

  • 一文書一案件(件名は重要)
  • 書式はA4・横書きが基本
  • 箇条書きを多用し文は短く

などがあります。

 

 

文書はパソコン作成がメイン

 

オフィスにパソコンが普及した現在では、文書もワープロソフトを使って作成するのが
一般的です。

 

用意されたフォーマットを活用したり、過去に作成した文書を上書きしたりと、とても便利ですが、
変換ミスもあります。見直しは必ず行うようにしましょう。

 

 

手書きが必要な場合も

 

パソコンを使うと、だれもがきれいな文書を作成できますが、
あえて手書きで書く必要のある場合も出てきます。

 

礼状や詫び状など、相手に対してこちらの感謝や謝罪の気持ちを、
誠意を込めて伝達する必要がある場合です。

 

手書きですから、字が上手なことに越したことはありませんが、
楷書でていねいに書きさえすれば問題ありません。

 

誠意はていねいさでじゅうぶん伝達できるからです。
また、「書く」といっても、基本的なパターンに従えば、悩まなくて済みます。

 

 

杜内文書と社外文書の違い

 

社内文書は文字通り、社内だけで流通する文書です。
代表的なものに「通知書」「報告書」「稟議書」などがあります。

 

一方、社外文書には「注文書」や「請求書」などの取引に付随するもの、
「招待状」のように会社同士の社交を目的とするものなどがあります。

 

前者はウチ向け、後者はソト向けのものですから、おのずと形式面で大きな違いが出てきます。

 

 

社内文書と社外文書の違い
社内文書 社外文書
発信責任 一社員として 会社を代表して
主目的 回覧・記録 取引・証拠
形式 効率優先 格調重視
文体 ていねい語 敬語
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