伝言メモは正確・簡潔に

復唱しながら正確に聞き取る

 

不在者への伝言は、復唱しながらメモを取っていきます。
というのも、伝言の内容は当人にはわかっても、事情を知らない者にはわかりづらいことが多いからです。

 

また日時や数量、金額などが出てきたら、要注意。
数字の間違えは大きく響きます。

 

伝言内容は今一度きれいに清書し、机に置くときはテープ止めすると紛失を防げます。

 

※本人から電話の補足内容や相手の雰囲気(たとえば怒っていた様子)など、
あとから聞かれる場合もあるので、これらも忘れずに記入する。
曜日も省かない(日付の記入ミスがわかる場合がある)。

 

 

伝言相手には口頭フォローも

 

急ぎや重要な電話を受けたときは、本人が戻りしだい、
電話があってメモを置いたことを口頭でもフォローしておきましょう。

 

その他、電話相手が不在を知って「じゃ、結構です」と言って、電話を切ってしまった場合でも、
だれからいつ電話が入ったかはメモに残すようにしましょう。
何かと情報になります。

 

また、外出先から本人より伝言確認があった場合、伝え終わったメモには「済み」と記入します。
そうしておくと、再度、本人の電話が入ったとき、新しいメモのみ伝えれば済みます。

 

 

よくある電話での聞き間違え防止策

 

同音異義語の確認

  • 私立と市立→「シリツはイチリツでしょうか、ワタクシリツでしょうか」
  • 河と川→「さんずいの河でしょうか、3本川でしょうか」

 

まぎらわしい数字の確認

  • 1(いち)と7(しち)→7は「なな」と発音する
  • 4(し)と7(しち)→4は「よん」と発音する
  • 4日(よっか)と8日(ようか)→「よんの日」「はちの日」と発音する
  • 時刻は午前・午後をつけるか、24時間制で言う

 

アルファベット

  • ビーとブイ→ビッグの「B」かVサインの「V」か
  • エムとエヌ→マジックの「M」かノートの「N」かなど、単語をつくって確認

 

発音が似ている地名

  • 八チ公のいる渋谷(しぶや)か公園のある日々谷(ひびや)など
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