前置きでメールの概要を伝えるとわかりやすい

前置きでメールの概要を伝えるとわかりやすい

わかりやすいメールを書くコツは、一番最初にそのメールがどんな内容なのか伝えることです。本題に入る前に、概要を前置きとして一文で伝えるといいでしょう。

基本的なメールの構成例
○○カンパニー
営業部    ← 宛名
山田健一様

お世話になっております。 ← あいさつ
マウントラボ企画部の川谷です。
———- ここから本文。このあたりの話 ———-
新サービスのプロモーション資料を送っていただきありがとうございました。
さっそく販促キャンペーンの検討をいたします。

まずは受け取りの確認とお礼まで。

 
上記のメール文は本文が短いため、「メールの内容」はスムーズに伝わります。(内容は資料を送ってもらったことのお礼)。

しかし、メール本文が長くなると書き方次第で、メールの意図がわかりにくくなります。

たとえば次のメール文章です。

前置きが無くわかりにくいメール
先日、営業会議が開かれ、貴社のご提案についていろいろと意見が出ました。
サービス内容、提供期間については問題ありませんでしたが、価格について賛否がわかれ・・・・
冒頭から長文が続くと言いたいことが伝わりにくくなります。このメールをわかりやすく伝わるように書き換えます。前置きで概要を伝えて、後に続く内容を頭に入りやすくします。

前置きで概要を伝えたわかりやすいメール
貴社のご提案について弊社の協議結果をお知らせいたします。 ← 前置き
先日の営業会議にて、次のような結論に達しました。
・サービス内容、提供期間については問題ありません。
・価格について・・・・
一つ前のメールよりわかりやすくなったと思います。

本文の前置きは、伝えたい内容によって変えていきます。例を挙げます。

さまざまな前置きの例
・お問い合わせに件について、ご説明いたします。
・来シーズンの販促キャンペーンの件で、ご相談があります。
・新規出店プロジェクトについて、ご提案がいたします。
・先ほどのメールの追伸です。
・先ほどの補足説明です。
前置きがあるだけでメールの読みやすさやグンとアップします。

 

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