ビジネス文書の役割と重要性
ビジネスはコミュニケーションの積み重ねによって成り立っています。
ビジネス文書の役割は、口頭では不完全なコミュニケーションを正確なものにしたり、
後々のトラブルを解消するために、その証拠として記録したりすることにあります。
円滑なビジネスの補完手段として、きわめて重要なものだといえるでしよう。
「正確にして簡潔」が基本
ビジネス文書は「作成」するものであって、いわゆる文章を「書く」のとは、
多少そのニュアンスが異なります。
したがって問題になるのは、上手な文章を書くことではなく、
イチにもニにも「正確にして簡潔」が基本になります。
- 一文書一案件（件名は重要）
- 書式はA4・横書きが基本
- 箇条書きを多用し文は短く
などがあります。
文書はパソコン作成がメイン
オフィスにパソコンが普及した現在では、文書もワープロソフトを使って作成するのが
一般的です。
用意されたフォーマットを活用したり、過去に作成した文書を上書きしたりと、とても便利ですが、
変換ミスもあります。見直しは必ず行うようにしましょう。
手書きが必要な場合も
パソコンを使うと、だれもがきれいな文書を作成できますが、
あえて手書きで書く必要のある場合も出てきます。
礼状や詫び状など、相手に対してこちらの感謝や謝罪の気持ちを、
誠意を込めて伝達する必要がある場合です。
手書きですから、字が上手なことに越したことはありませんが、
楷書でていねいに書きさえすれば問題ありません。
誠意はていねいさでじゅうぶん伝達できるからです。
また、「書く」といっても、基本的なパターンに従えば、悩まなくて済みます。
杜内文書と社外文書の違い
社内文書は文字通り、社内だけで流通する文書です。
代表的なものに「通知書」「報告書」「稟議書」などがあります。
一方、社外文書には「注文書」や「請求書」などの取引に付随するもの、
「招待状」のように会社同士の社交を目的とするものなどがあります。
前者はウチ向け、後者はソト向けのものですから、おのずと形式面で大きな違いが出てきます。
| 社内文書 | 社外文書 | |
|---|---|---|
| 発信責任 | 一社員として | 会社を代表して |
| 主目的 | 回覧・記録 | 取引・証拠 |
| 形式 | 効率優先 | 格調重視 |
| 文体 | ていねい語 | 敬語 |