メールは一往復半で終わらせるのが理想

メールは一往復半で終わらせるのが理想

できるビジネスマンはメールのやり取りも効率的です。

手際よく仕事をこなすには一往復半のメールで用件を完結させることを目標のするといいでしょう。

1.メールを送る
2.返事が来る
3.返事に反応のメールを送る

この3ステップで大抵のメールは終えることができます。

それでは打ち合わせの日時を決める場合で考えてみます。次のようなメールのやり取りは効率的ではありません。

・ダメなメールのやり取り
自分
今後の仕事について打ち合わせしたいと思います。
相手
結構です。打ち合わせの日時はどうしましょうか?
自分
3日か4日はいかがでしょうか?
相手
あいにく3日と4日は都合がつきません。
ダラダラと長いやり取りが続きそうです。

理想である一往復半で完結するメールを書いてみます。

・うまいメールのやり取り
自分
仕事の打ち合わせの日時ですが、いくつか候補を挙げます。
ご都合のいい日時をお知らせいただければ幸いです。
——————————————–
・2月3日 午前10時~
・2月4日 午後 3時~
・2月7日 午後 1時~
——————————————–
相手
次の時間でお願いします。
>・2月7日 午後 1時~
自分
お返事ありがとうございます。
>次の時間でお願いします。
>>・2月7日 午後 1時~
承知しました。それでは7日午後1時にお待ちしております。
一往復半で用件を終えることができました。

相手から打ち合わせの提案があった場合も同じです。目標の一往復半でメールのやり取りを完結させましょう。

・うまいメールのやり取り
相手
次回の打ち合わせですが、日程はどうしましょうか?
自分
次の候補の中でしたら、いつでも結構です。
——————————————–
・2月3日 午前10時~
・2月4日 午後 3時~
・2月7日 午後 1時~
——————————————–
ご都合のいい日時を教えてください。
自分
それでは、2月7日 午後1時からでお願いします。
自分が送る最初のメールを少し工夫すれば、大抵のやり取りは一往復で終わります。

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