件名を見ただけで内容がわかるように工夫する

件名を見ただけで内容がわかるように工夫する

メールは内容を確認した後、もう一度読み返すことができます。しかし内容のわかりづらい件名であれば、目当てのメールを探すのに苦労します。

できるビジネスマンは、件名を見ただけで内容がわかるように工夫します。メールの中身を具体的に件名に書くようにすれば、見つけやすくなります。また、早急に対応して欲しいメールはその旨を件名に書けば、相手のリアクションも早くなるでしょう。

次の件名では、メールの内容がよく伝わりません。

わかりづらい件名例
・先日のお礼
・打ち合わせの件
・議事録を送ります
具体的に書き直すとそれぞれ次のようになります。

わかりやすい件名例
・先日のプレゼン大会ご参加のお礼
・企画書作成打ち合わせの件
・販促会議(2月2日)の議事録を送ります
メールを送った意図をはっきりさせるために、その旨を件名に書くのもコツです。相談や報告をしたいなら「ご相談」「ご報告」、相手に確認してもらいたいときは「ご確認」と件名に記述するといいでしょう。

「ご確認」と件名に記述する
お願い
↓ ↓ ↓
お見積もり(1月20日付け)ご確認のお願い
「ご相談」と件名に記述する
新製品販促の内容
↓ ↓ ↓
新製品販促の内容についてのご相談
一方、件名を具体的に書いたばかりに、長くなりすぎてわかりづらくなることがあります。コンパクトにまとめるのも大事です。

長い件名はコンパクトに
携帯電話の使い方に関する世代別アンケート、2011年度の調査結果をお知らせします
↓ ↓ ↓
【お知らせ】世代別 携帯電話の使い方の調査結果(2011年度)
文頭に【かっこ】をつけるとそれだけで目を引きます。重要事項や急いで対応して欲しいメールに使うのも効果的です。

【かっこ】を使って注目させる1
【重要事項】新規プロジェクトの応募状況
【かっこ】を使って注目させる2
【至急ご確認】お見積もり金額の訂正
また、メールは1通に付き1つの用件を書くのが原則ですが、用件が2つになる場合は件名も2つ記述するとわかりやすくなります。

用件が2つある件名の書き方例1
月末ミーティングの資料作成他
↓ ↓ ↓
月末ミーティングの資料作成+打ち合わせ日時
用件が2つある件名の書き方例2
提案書などのお願い
↓ ↓ ↓
【お願い】提案書作成と資料送付
具体的な件名が思いつかない場合は、本文を書き終えてから件名を検討すると付けやすくなります。どうしても思いつかず、ありきたりな件名になってしまう場合は、送信者名(自分の名前)を件名に記述するだけでも、受け取った相手はピンときやすくなり、親切です。

送信者名を件名に記述した例
ご依頼の資料です(○○建設・遠藤)

378 Lượt xem