定型の送付書を用意する
ファックスを送信する際、一番上の「送付書」はつきものです。
会社で定型のフォーマットを用意している場合もありますし、ない場合もワープロソフトで
自分用の雛形をつくってしまいましょう。後々、楽です。
ファックスの注意点
送付した書類が読めるかどうかがよく問題になります。
二度手間にならないよう、事前に判読性をよく確認しましょう。
送る枚数も10枚を超えるようだと多すぎです。別の手段を考えてみる必要もあるでしょう。
また最悪のミスにこんなことがあります。
業者からの仕入れ値の入った文書をお客様に間違って送ってしまったケースです。
機密性の高い文書はファックスを使わないこと、相手先のファックス番号は送信前に
よく確認することを徹底しましょう。
送ったあとも、見えるかどうかなど、電話でフォローすることも大事です。
ファックスは便利なようでいて、思わぬ問題を起こすものだと心得ましょう。
FAX送信時の注意点
- 1枚目に送付状をつける
- 文字の鮮明度、大きさなど判読性を確認する
- 地図など、切り張りしたものはコピーにしてから送信（紙づまりの原因になる）
- 大量の枚数を送信しない
- 機密性のある文書は送らない
- A3など大きい用紙で送信する場合、相手が受信できるか、事前に確認する
- 相手先のファックス番号を念入りに確認してから送信する
- 送ったあとは電話を入れて確認。受け取ったときも、受領確認の電話を入れるとていねい
送付書をつけず一刻も早く送る
パソコンで送付書を用意する余裕もなく、急いでファックスしなければいけない場合もあるものです。
そんなときは、上部の左余白にあて先名、上部右に自分の名前を書いて送るしかありません。
その際、枚数が複数あるときは、右上に1/3、2/3、3/3、と手書きの連番を振ってみてはどうでしょう。
受け取った側は送信枚数と抜けがないかをすぐ確認できます。
もっとも、最近のFAXでは自動的に連番を振ってくれる機能のついた機種もあるようですが…。