宛先（address）
アドレスのドット（.）ひとつでも間違うと、相手に届かないばかりか、誤送先のサーバにも迷惑となる。相手のアドレスは一字一句正確に。
件名（Subject）
メールには本文内容が分かるように適切な件名（サブジェクト）をつける。これは受信者が多くのメールから検索したり、忙しい時に後で読むべきか、今すぐ読むか区別したりするため。
本文
- 1.まず名乗ろう。差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない可能性もある。
- 2.手軽に書いて出せるといっても挨拶をおろそかにするべからず。ただし、一般の手紙のような、時候の挨拶などの形式的な言いまわしは必要ない。「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶を入れよう。
- 3.文は必要事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がける。１行の文字数は、最大35文字程度になるように適宜改行を入れる。行数が長くなる場合は、段落ごとに空行を入れるようにする。
- 4.連絡文と資料などの文書は分け、後者は添付ファイルにして送るとよい。