メールの文章は「結論」「理由」「詳細」の順番で書くと伝わりやすい

メールの文章は「結論」「理由」「詳細」の順番で書くと伝わりやすい

伝わりやすいメールを送ればビジネスマンとしてのスキルも高く評価されます。
メール本文(本題)は伝える順番を工夫すれば、わかりやすい文章にできます。

基本的なメールの構成例
○○カンパニー
営業部    ← 宛名
山田健一様

お世話になっております。 ← あいさつ
マウントラボ企画部の川谷です。
———- ここから本文。このあたりの話 ———-
新サービスのプロモーション資料を送っていただきありがとうございました。
さっそく販促キャンペーンの検討をいたします。

まずは受け取りの確認とお礼まで。
前置きを書いたら本文です。本文は「結論」→「理由」→「詳細」の順番に書くと、明確に伝わります。

次のメール例は、取引先主催のパーティーに誘われた際の返事です。

まずは悪い例です。

誘いを断るメール(悪い例)
当日は、出張中で仙台におります。夕方には帰りますが、当日中に報告書を仕上げなければなりません。都合がつきそうにありませんので、今回は参加することができません。
この文章でも言いたいことは伝わりますが、もっとスマートに書き直すことができます。相手が一番知りたいことである「結論」から書き、その理由、詳細を記述していきます。

誘いを断るメール(結論→理由→詳細の順に書いたわかりやすい例)
今回は参加することができません。 ← 結論
仕事がつまっており都合がつかないためです。 ← 理由
当日は、前日からの出張で仙台におります。夕方には帰りますが、当日中に報告書を仕上げなければなりません。 ← 詳細
要点である結論から広げていけば、文章は読みやすくなるのです。

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